NOTA FISCAL ELETRÔNICA - NF-e - CONCEITO, USO E OBRIGATORIEDADE - PERGUNTAS E RESPOSTAS – MEF9539
1. O que é a
Nota Fiscal Eletrônica - NF-e?
Resp.- A Nota Fiscal Eletrônica pode ser conceituada
como sendo um documento de existência apenas digital, emitido e armazenado
eletronicamente, com o intuito de documentar, para fins fiscais, uma operação
de circulação de mercadorias ou uma prestação de serviços, ocorrida entre as
partes. Sua validade jurídica é garantida pela assinatura digital do remetente
(garantia de autoria e de integridade) e pela recepção, pelo Fisco, do
documento eletrônico, antes da ocorrência do fato gerador (vide parágrafo único
da cláusula primeira do Ajuste SINIEF 07/05).
2. Já existe
legislação aprovada sobre a NF-e?
Resp.- A Nota Fiscal Eletrônica tem validade em todos
os Estados da Federação e já é uma realidade na legislação brasileira desde
outubro de 2005. Foram aprovados:
• O Ajuste SINIEF 07/2005 (e alterações) instituiu
nacionalmente a Nota Fiscal Eletrônica e o Documento Auxiliar da Nota Fiscal
Eletrônica - DANFE; e
• O Ato COTEPE 72/2005 dispõe sobre as
especifi-cações técnicas da NF-e.
Além desta legislação e suas alterações (Ajustes
SINIEF 04/06, 05/07 e 08/07), foi elaborado um documento intitulado Manual de
Integração - Contribuintes contendo o detalhamento técnico e as especificações
do sistema da Nota Fiscal Eletrônica.
3. Quais são
as vantagens da NF-e?
Resp.- A Nota Fiscal Eletrônica proporciona
bene-fícios a todos os envolvidos em uma transação comercial.
Para os emitentes da Nota Fiscal Eletrônica
(vendedores) é possível citar os seguintes benefícios:
• Redução de custos de impressão do documento fiscal,
uma vez que a impressão se dá eletronicamente. O modelo da NF-e contempla a
impressão de um documento em papel, chamado de Documento Auxiliar da Nota
Fiscal Eletrônica (DANFE), cuja função é acompanhar o trânsito das mercadorias
ou facilitar a consulta da respectiva NF-e na internet. Apesar de ainda haver,
portanto, a impressão de um documento em papel, deve-se notar que esse pode ser
impresso em papel comum A4 (exceto papel jornal), geralmente em apenas uma via,
não havendo, portanto, a obrigatoriedade de utilização de formulário contínuo
ou de segurança bem como de 4 ou 5 vias;
• Redução de custos de aquisição de papel, pelos
mesmos motivos expostos acima;
• Redução de custos de armazenagem de docu-mentos
fiscais. Atualmente, os documentos fiscais em papel devem ser guardados pelos
contribuintes, para apre-sentação ao fisco pelo prazo decadencial. A redução de
custo abrange não apenas o espaço físico necessário para adequada guarda de
documentos fiscais como também toda a logística que se faz necessária para sua
recuperação. Um contribuinte que emita, hipoteticamente, 100 Notas Fiscais por
dia, contará com aproximadamente 2.000 notas por mês, acumulando cerca de
120.000 ao final de 5 anos. Ao emitir os documentos apenas eletronicamente, a
guarda do documento eletrônico continua sob responsabilidade do contribuinte,
mas o custo do arquivamento digital é muito menor do que o custo do
arquivamento físico;
• GED - Gerenciamento Eletrônico de Docu-mentos: a NF-e
é um documento eletrônico e não requer a digitalização do original em papel, o
que permite a otimização dos processos de organização, guarda e gerenciamento
de documentos eletrônicos, facilitando a recuperação e intercâmbio das
informações. Além da eliminação da necessidade de armazenagem e gerenciamento
do documento original, a recuperação dos documentos originais e a extração de
cópias não serão mais necessárias, e a possibilidade de extravio de documentos
também será eliminada. Como todos os exemplares da NF-e são autênticos, a
autenticação de cópias será dispensada;
• Simplificação de obrigações acessórias.
Inicial-mente a NF-e prevê a dispensa de Autorização de Impres-são de
Documentos Fiscais - AIDF. No futuro, outras obrigações acessórias poderão ser
simplificadas ou elimi-nadas com a adoção da NF-e;
• Redução de tempo de parada de caminhões em Postos
Fiscais de Fronteira. O Estado de São Paulo, atual-mente, não possui postos de
fronteiras; no entanto, outras Unidades da Federação possuem, e toda informação
constante nos documentos fiscais deve ser digitada nos seus sistemas nas
verificações de fronteiras. Com a adoção da Nota Fiscal Eletrônica, a
mercadoria é acompanhada pelo DANFE, citado anteriormente, que contém um código
de barras que permite que a chave de acesso da Nota Fiscal Eletrônica seja
capturada para que ela seja consultada na Internet. Em outras palavras, ao
emitir uma Nota Fiscal Eletrônica, o fisco de todo o país já tem suas
informações disponíveis, aguardando apenas a chave de acesso para consultá-la;
• Incentivo a uso de relacionamentos eletrônicos com
clientes (B2B). O B2B (business-to-business)
é uma das formas de comércio eletrônico existentes e envol-ve as empresas
(relação “empresa à empresa”). Com o advento da NF-e, espera-se que tal
relacionamento seja efetivamente impulsionado pela utilização de padrões
abertos de comunicação pela internet e pela segurança trazida pela certificação
digital.
Por sua vez, para as empresas destinatárias de Notas
Fiscais (compradoras), os seguintes benefícios podem ser relacionados:
• Eliminação de digitação de notas fiscais na
recepção de mercadorias, uma vez que poderão adaptar seus sistemas para extrair
as informações, já digitais, do documento eletrônico recebido. Isso pode
representar redução de custos de mão-de-obra para efetuar a digitação, bem como
de possíveis erros de digitação de informações;
• Planejamento de logística de
recepção de merca-dorias pelo conhecimento antecipado da informação da NF-e,
pois a previsibilidade das mercadorias a caminho permitirá prévia conferência
da Nota Fiscal com o pedido, quantidade e preço, permitindo, além de outros
benefícios, o uso racional de docas e áreas de estacionamento para caminhões;
• Redução de erros de
escrituração devido à elimi-nação de erros de digitação de notas fiscais;
• GED - Gerenciamento Eletrônico
de Documentos, conforme os motivos expostos nos benefícios das empre-sas
emitentes;
• Incentivo a uso de
relacionamentos eletrônicos com fornecedores (B2B), pelos motivos já expostos
ante-riormente.
Benefícios para a Sociedade:
• Redução do consumo de papel,
com impacto posi-tivo em termos ecológicos;
• Incentivo ao comércio
eletrônico e ao uso de novas tecnologias;
• Padronização dos
relacionamentos eletrônicos entre empresas;
• Surgimento de oportunidades de
negócios e em-pregos na prestação de serviços ligados à NF-e.
Benefícios para os
Contabilistas:
• Facilitação e simplificação da
escrituração fiscal e contábil;
• GED - Gerenciamento Eletrônico
de Documentos, conforme os motivos expostos nos benefícios das empresas
emitentes;
• Oportunidades de serviços e
consultoria ligados à NF-e.
Benefícios para o Fisco:
• Aumento na confiabilidade da
Nota Fiscal;
• Melhoria no processo de
controle fiscal, possibili-tando um melhor intercâmbio e compartilhamento de
infor-mações entre os fiscos;
• Redução de custos no processo
de controle das notas fiscais capturadas pela fiscalização de mercadorias em
trânsito;
• Diminuição da sonegação e aumento da arreca-dação
sem aumento de carga tributária;
• GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos,
conforme os motivos expostos nos benefícios das empre-sas emitentes;
• Suporte aos projetos de escrituração eletrônica
contábil e fiscal da Secretaria da Receita Federal e demais Secretarias de
Fazendas Estaduais (Sistema Público de Escrituração Digital - SPED).
4. Quais os
tipos de documentos fiscais em papel que a NF-e substitui?
Resp.- Atualmente, a legislação nacional permite que
a NF-e substitua apenas a chamada Nota Fiscal modelo 1 / 1A, que é utilizada,
em regra, para documentar transações comerciais com mercadorias entre pessoas
jurídicas.
Não se destina a substituir os outros modelos de
documentos fiscais existentes na legislação como, por exemplo, a Nota Fiscal a
Consumidor (modelo 2) ou o Cupom Fiscal.
Os documentos que não foram substituídos pela NF-e
devem continuar a ser emitidos de acordo com a legislação em vigor.
5. Para
quais tipos de operações (ex: entrada, saída, importação, exportação, simples
remessa) a NF-e pode ser utilizada?
Resp.- A NF-e substitui a Nota Fiscal Modelo 1 e 1-A
em todas as hipóteses previstas na legislação em que esses documentos possam
ser utilizados. Isso inclui, por exemplo: a Nota Fiscal de entrada, operações
de importação, operações de exportação, operações interestaduais ou, ainda,
operações de simples remessa.
6.
Quais empresas serão obrigadas à emissão de NF-e? A partir de quando? As médias
e pequenas empresas também devem emitir NF-e?
Resp.- O Protocolo ICMS 30/07 alterou disposições do
Protocolo ICMS 10/07 e estabeleceu a obrigatoriedade de utilização da Nota
Fiscal Eletrônica (NF-e), a partir de 1º de abril de 2008, para os
contribuintes:
I - fabricantes de cigarros;
II - distribuidores de cigarros;
III - produtores, formuladores e importadores de
combustíveis líquidos, assim definidos e autorizados por órgão federal
competente;
IV - distribuidores de combustíveis líquidos, assim
definidos e autorizados por órgão federal competente;
V - transportadores e revendedores retalhistas - TRR,
assim definidos e autorizados por órgão federal competente.
A obrigatoriedade se aplica a todas as operações dos
contribuintes referidos acima, que estejam localizados nos Estados signatários
desse protocolo, ficando vedada a emissão de Nota Fiscal modelo 1 ou 1-A pelos
mesmos.
Para os demais contribuintes, a estratégia de
implantação nacional é que esses, voluntária e gradualmente, independentemente
do porte, se interessem por ser emissores da Nota Fiscal Eletrônica.
Posteriormente, novos segmentos serão obrigados,
conforme estratégia a ser definida pelo CONFAZ.
7. O
que muda para o cliente se a empresa passar a utilizar NF-e em suas operações?
Resp.- A principal mudança para os destinatários da
NF-e, seja ele emissor ou não de NF-e, é a obrigação de consultar, no site da
Secretaria da Fazenda do Estado do emitente ou no site nacional da Nota Fiscal
Eletrônica, a validade, existência e autorização de uso da NF-e que estiver
recebendo. A consulta deverá ser feita na internet, utilizando-se de sua chave
de acesso, com 44 posições, existente tanto na NF-e como no DANFE
correspondente que acompanha a mercadoria. Para maiores informações, vide a
seção de perguntas e respostas sobre Modelo Operacional - Consulta da NF-e,
disponível no site da Secretaria de Estado de Fazenda (www.fazenda.mg.gov.br).
Se o cliente da empresa também for emitente de NF-e,
receberá o documento digital e potencialmente poderá se beneficiar de todas as
vantagens que o projeto propicia aos destinatários da NF e listadas na resposta
à questão nº 3.
Ressalte-se, ainda, que a Nota Fiscal Eletrônica
poderá ser enviada ao cliente antes da saída física (circulação) da mercadoria.
Isso permite que o destinatário possa identificar possíveis divergências com
relação ao seu pedido, como divergência de preço ou quantidade, podendo alertar
o emitente a tempo, antes da saída da mercadoria. Vide também as questões
relativas ao cancelamento de NF-e, seção Modelo Operacional - Cancelamento da
NF-e, disponível no site da Secretaria de Estado de Fazenda
(www.fazenda.mg.gov.br).
Caso o cliente não seja emissor de NF-e e não tenha
condições de receber o arquivo digital da NF-e, receberá apenas o DANFE que
estiver acompanhando o trânsito da mercadoria. Além da consulta da validade da
NF-e explicada acima, para esse destinatário, a única mudança adicional será a
utilização do DANFE como fonte de informações para efetuar a escrituração
fiscal da respectiva NF-e.
8.
Quais os procedimentos para que uma empresa interessada possa passar a emitir
NF-e?
Resp.- As empresas interessadas em emitir NF-e
deverão, em resumo:
• Solicitar seu credenciamento como emissoras de NF-e
na Secretaria da Fazenda em que possua estabelecimentos. O credenciamento em
uma Unidade da Federação não credencia a empresa perante as demais Unidades, ou
seja, a empresa deve solicitar credenciamento em todos os Estados em que
possuir estabelecimentos e nos quais deseja emitir NF-e.
• Possuir certificação digital (possuir certificado
digital, emitido por Autoridade Certificadora credenciada ao ICP-BR, contendo o
CNPJ da empresa);
• Adaptar o seu sistema de faturamento para emitir a
NF-e;
• Testar seus sistemas em ambiente de homologação em
todas as Secretarias da Fazenda em que desejar emitir NF-e;
• Obter a autorização da Secretaria da Fazenda para
emissão de NF-e em ambiente de produção.
9. Uma
empresa credenciada a emitir NF-e deve substituir 100% de suas Notas Fiscais em
papel pela eletrônica?
Resp.- Não.
10. A
Nota Fiscal Eletrônica e o seu documento auxiliar - DANFE - podem ser
utilizados para documentar vendas de mercadorias a órgãos públicos
(Administração Direta ou Indireta) e empresas públicas?
Resp.- Sim. A Nota Fiscal Eletrônica pode ser
utilizada em substituição à Nota Fiscal em papel modelo 1 ou 1A em todas as
operações acobertadas por este tipo de documento fiscal, inclusive nas vendas a
órgãos públicos e empresas públicas.
O DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal
Eletrônica) é uma representação gráfica simplificada da NF-e e tem como
funções, dentre outras, conter a chave de acesso da NF-e (permitindo, assim, a
consulta às suas informações na Internet) e acompanhar a mercadoria em
trânsito.
O órgão público receberá o DANFE juntamente com a
mercadoria e deverá realizar a verificação da validade jurídica da respectiva
NF-e no site da Sefaz emitente ou no Portal Nacional, no endereço:
www.nfe.fazenda.gov.br, utilizando-se de sua chave de acesso, preferencialmente
através de leitor de código de barras. Com a consulta, o destinatário tem
garantia da existência e validade da NF-e.
11. O
destinatário da mercadoria poderá exigir receber a Nota Fiscal em papel modelo
1 ou 1A ao invés da Nota Fiscal Eletrônica?
Resp.- Não. Essa exigência não poderá ser feita pelos
destinatários.
Conforme o § 2º da Cláusula segunda do Ajuste SINIEF
07/05 (e alterações), é vedada a emissão de nota fiscal modelo 1 ou 1-A por
contribuinte credenciado à emissão de NF-e, exceto nas hipóteses previstas
neste ajuste ou quando a legislação estadual assim permitir.
Nos casos em que o emitente for obrigado ao uso da
NF-e, o Protocolo ICMS 30/07 determina que a obrigatoriedade se aplica a todas
as operações destes contribuintes, ficando vedada a emissão de Nota Fiscal
modelo 1 ou 1-A pelos mesmos.
Os demais contribuintes emitentes de NF-e (adesão
voluntária, conforme descrito na resposta à questão nº 6), deverão,
preferencialmente, emitir NF-e, cabendo a eles a decisão da emissão da Nota
Fiscal Modelo 1 ou 1A ou Nota Fiscal Eletrônica.
(Fonte: SEF/MG)
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